Tutte le combinazioni di tasti di scelta rapida per l’IA nella posta elettronica
Tasti di scelta rapida per l’e-mail con IA: Copilot in Outlook e Gemini in Gmail
Con i comandi basati sull’intelligenza artificiale in Outlook e Gmail puoi creare bozze di e-mail, migliorare i testi e riassumere lunghe conversazioni. Questa guida spiega quali tasti sono ufficialmente descritti a tale scopo, dove funzionano e quali funzioni puoi attivare tramite un pulsante o un menu.
Una distinzione importante: una funzione di intelligenza artificiale non dispone automaticamente di una propria scorciatoia da tastiera. Rendere più formale un messaggio, accorciarlo e riassumerlo possono essere comandi diversi all’interno della stessa interfaccia.
La documentazione ufficiale consultata non conferma l’esistenza di un centinaio di diverse combinazioni di tasti di scelta rapida specifiche esclusivamente per l’IA per queste due applicazioni. Pertanto, questa panoramica include i tasti di accesso confermati e i comandi contestuali. Le normali funzioni di posta elettronica, come rispondere, mettere in grassetto e inviare, non vengono considerate come comandi di IA.
Cosa significa "elaborazione del testo con l’IA" nell’ambito della posta elettronica?
Quando si parla di e-mail, si tratta di testi esistenti o nuovi. Ad esempio, puoi trasformare singole note in un messaggio, formulare una risposta in modo più cordiale o abbreviare una lunga spiegazione.
Il controllo del contenuto rimane importante. Una versione più breve deve mantenere le stesse condizioni. Una versione più accessibile non deve aggiungere nuovi impegni. E una sintesi deve chiarire ciò che è stato effettivamente concordato.
| Funzionalità | Cosa chiedi all’IA? | Cosa devi verificare? |
|---|---|---|
| Scrivere un concetto | Invia un’e-mail con le mie informazioni. | Tutte le informazioni sono state inserite correttamente? |
| Riscrittura | Rendi questo testo più chiaro o più cordiale. | Il significato rimane invariato? |
| Accorcia | Eliminare le ripetizioni e le formulazioni prolisse. | Le condizioni e le eccezioni rimangono valide? |
| Riepilogo | Indica i punti salienti di questa conversazione. | Hai dubbi, domande o suggerimenti? |
| Unisci il testo | Riunisci queste note in un unico messaggio coerente. | Sono rimaste delle incongruenze? |
Ecco come leggere i codici
- Ctrl: il tasto Control su Windows.
- Cmd: il tasto Comando su un Mac, riconoscibile dal simbolo ⌘.
- Tasto Control su Mac: un tasto a sé stante, diverso dal tasto Command.
- Opzione: il tasto Mac, spesso indicato con ⌥.
- Shift: il tasto che si usa anche per scrivere in maiuscolo.
- Return: il tasto di conferma su un Mac.
- Focus: l’elemento che in quel momento riceve l’input dalla tastiera.
Il segno “+” indica che devi premere i tasti contemporaneamente. “Dopodiché” significa che devi eseguire l’operazione successiva. Una sequenza di tasti può quindi comporre a volte più passaggi.
Leggi sempre il contesto accanto alla combinazione. Una conferma in una finestra AI è diversa da un comando nella normale finestra di messaggio.
Copilot su Outlook: codici di accesso confermati
Microsoft Descrive diverse modalità di utilizzo per la versione classica Outlook, la nuova Outlook e Outlook per Mac. Verifica quindi prima quale versione stai utilizzando.
| N. | Ambiente | Codice o percorso | Caratteristiche |
|---|---|---|---|
| 1 | Outlook , classici e nuovi, per Windows | Alt+I | Crea un concetto con Copilot partendo dal contesto del messaggio appropriato. |
| 2 | Nuovo Outlook per Mac | Control+L | Apri la finestra per creare una bozza con Copilot. |
| 3 | Outlook per Mac, finestra di dialogo Copilot | Cmd+Return | Avvia la generazione in base alla richiesta inserita. |
| 4 | Outlook e classico per Windows | Ctrl+F10, poi C, P, D | Creare il percorso documentato dei tasti del nastro verso Concept con Copilot. |
| 5 | Outlook e classico per Windows | Ctrl+F10, poi C, P, C | Il percorso documentato dei tasti a nastro verso il Coaching di Copilot. |
Al punto 2 è indicato espressamente “Control”. Non utilizzare automaticamente “Command”. Inoltre, i caratteri della barra multifunzione possono variare a seconda della lingua; controlla le indicazioni nella tua interfaccia.
Come utilizzare Copilot dopo l’apertura della finestra
| N. | Codice | Contesto | Caratteristiche |
|---|---|---|---|
| 6 | Tab | Interfaccia Copilot | Naviga tra le sezioni interattive. |
| 7 | Shift+Tab | Interfaccia Copilot | Torna indietro attraverso le sezioni interattive. |
| 8 | Invio o Invio | Un pulsante selezionato | Attiva, ad esempio, Genera, Mantieni o Riprova. |
| 9 | Freccia su / Freccia giù | Un elenco a discesa aperto | Esplora le opzioni disponibili. |
Si tratta di tasti di navigazione contestuali. Non sono tasti di scelta rapida separati e diretti per ogni pulsante menzionato.
Creare una bozza di e-mail con Copilot
Microsoft Descrive la creazione di una bozza a partire da un incarico, seguita dalla possibilità di modificare, rigenerare o mantenere il testo. È inoltre possibile far modificare il testo selezionato.
Completa il contenuto del tuo messaggio prima di concentrarti sullo stile. Indica l’obiettivo, il destinatario, le informazioni necessarie e il passo successivo desiderato.
“Scrivi una risposta cordiale a un cliente che non riesce a trovare il proprio ordine. Chiedi innanzitutto di controllare la conferma d’ordine e la cartella dello spam. Se l’e-mail non è presente, chiedi il numero d’ordine. Non promettere alcun rimborso o nuova consegna. Usa paragrafi brevi.”
Questo è un prompt di esempio. Sostituisci i passaggi indicati con la procedura effettivamente applicabile alla tua organizzazione.
Lavora con informazioni verificabili
Un'istruzione concreta è più facile da valutare rispetto a un semplice «scrivi una buona risposta». Indica importi, nomi di prodotti e scadenze solo dopo averli verificati.
Se mancano informazioni, segnalalo nell’ordine. Richiedi chiarimenti piuttosto che fornire una risposta presuntiva.
Ad esempio: «La causa è ancora sconosciuta. Richiedi il messaggio di errore esatto e uno screenshot. Non fornire ancora una diagnosi». In questo modo rimane chiaro quale sia il primo passo da compiere.
Modifica un elemento alla volta
Un'istruzione di modifica come “rendi più caldo solo l’inizio” è più facile da valutare rispetto a “migliora tutto”. In questo modo puoi vedere chiaramente quale modifica è stata apportata.
Per le informazioni importanti, utilizza un'istruzione di conservazione: «Lascia invariati importi, date, condizioni e nomi dei prodotti». Verifica poi che sia stato fatto correttamente.
Se il contenuto del testo è già corretto, non è necessario rifare ogni volta l’intero messaggio. Può essere sufficiente una piccola modifica mirata.
Utilizzare il coaching di Copilot
Il coaching offerto da Copilot fornisce feedback sul tono, sulla chiarezza e sull’impressione che il testo potrebbe suscitare nel lettore. Microsoft descrive inoltre la possibilità di applicare tutti i suggerimenti e di far riformulare il testo.
Utilizza questo tipo di feedback come spunto per scegliere consapevolmente. Un rifiuto commerciale deve rimanere chiaro. Una risposta cordiale non deve necessariamente contenere ulteriori promesse.
Valuta il rapporto con il destinatario
Un promemoria inviato a un collega fisso può essere più breve e informale rispetto a un primo messaggio a un nuovo cliente. Indica quindi quale tipo di rapporto e quale situazione si riferiscono nel testo.
“Rendi questo testo più cordiale” è un’indicazione troppo generica. “Rendi questo testo più cordiale per un cliente che ha già dovuto attendere due volte, ma mantieni il passaggio successivo indicato” fornisce indicazioni più precise.
Verifica anche che il tono di addressing sia coerente. Un messaggio che inizia con “Gentile signora” e poi passa al “tu” può risultare involontariamente disordinato.
Riassumere le conversazioni via e-mail con Copilot
Microsoft "Riassume" descrive la parte superiore di una conversazione via e-mail. Un riassunto può contenere riferimenti ai messaggi su cui si basano alcune parti.
Utilizza questi riferimenti per verificare le conclusioni più importanti. Controlla in particolare se una proposta è stata modificata in seguito o se è stata comunque respinta.
Chiedi di distinguere tra decisioni e domande
Un esempio pratico di ordine è:
“Riassumi questa conversazione. Distingui tra accordi confermati, opzioni proposte e questioni in sospeso. Per ogni scadenza, indica chi si occuperà di eseguire l’azione. Segnala quando qualcosa non è stato concordato in modo chiaro.”
Questo ti aiuta a valutare il risultato in modo mirato. Una sintesi che si legge bene potrebbe comunque tralasciare un’importante riserva.
Controlla inoltre l’ultimo messaggio. Un accordo precedente potrebbe essere stato modificato lì senza che le stesse parole vengano ripetute integralmente.
Gemini in Gmail: scrivere e riscrivere
Google "Help me write" descrive come creare e migliorare le bozze delle e-mail. La guida attuale utilizza una barra di suggerimenti e il pulsante "Create". Per perfezionare il testo, Google suggerisce, tra le altre cose, di renderlo più formale, più cordiale e più conciso.
Il manuale d’uso attuale consultato non conferma alcuna combinazione di tasti fissa specifica per ogni operazione.
| Gestione tramite IA | Accesso descritto | Hai confermato il tuo tasto di scelta rapida diretto? |
|---|---|---|
| Scrivere un nuovo concetto | Apri “Aiutami a scrivere”, scrivi il tuo messaggio e seleziona “Crea”. | Non presente nel manuale attualmente consultato. |
| Accorciare un concetto | Utilizza Shorten o inserisci una nuova istruzione. | No, nessuna combinazione specifica confermata. |
| Rendere un concetto più formale | Utilizza Formalize o descrivi la modifica desiderata. | No. |
| Rendere un concetto più accessibile | Utilizza "Friendly" o fornisci un'istruzione specifica. | No. |
| Riassumere una conversazione | Utilizza l’interfaccia Gemini disponibile. | Nessuna combinazione universale diretta confermata nel manuale consultato. |
Gemini nel pannello laterale è un accesso separato
Google Descrive anche Ask Gemini, in alto a destra su Gmail. In questo modo puoi aprire un assistente per, ad esempio, creare bozze e riassumere conversazioni.
Questo accesso non corrisponde automaticamente alla funzione di assistenza alla scrittura all’interno della finestra di composizione. Verifica quindi dove appare il risultato e quale azione successiva è necessaria per inserirlo nella tua bozza.
Una risposta in un pannello AI e il testo nella bozza della tua e-mail potrebbero essere due versioni diverse. Leggi la versione effettivamente presente nel messaggio.
Gmail: chiavi documentate e differenze storiche
| N. | Codice | Contesto | Significato e limitazioni |
|---|---|---|---|
| 10 | Option+H | Gmail sul web, interfaccia in polacco | Google Questa combinazione è stata documentata nell’ottobre 2024 per migliorare un concetto composto da almeno dodici parole. Verifica se questa funzione è ancora disponibile nella tua interfaccia. |
| 11 | Ctrl+Z | Windows, dopo una modifica apportata durante la revisione | Annulla una modifica applicata. Si tratta di un’operazione di ripristino, non di un nuovo comando AI. |
| 12 | Cmd+Z | Mac, dopo una modifica apportata durante la revisione | Annulla una modifica applicata. Questa è la versione per Mac della stessa operazione. |
Il riferimento storico a Option+H non dimostra che ogni versione attuale di Gmail supporti la stessa combinazione. Prevale l’indicazione attuale nel tuo account.
Non dare per scontato che una combinazione da Mac possa sempre essere tradotta in Windows semplicemente sostituendo un tasto. A tal fine è necessaria un’assegnazione della piattaforma confermata.
Revisione: valutare le proposte
Google Proofread fornisce ulteriori suggerimenti su grammatica, tono e stile. La guida indica i passaggi sottolineati che puoi aprire per valutare o ignorare una modifica.
Le lingue disponibili e i termini dell’account variano a seconda della funzione. La guida di Proofread consultata menziona inglese, tedesco e spagnolo, con accesso anticipato aggiuntivo per determinate situazioni. Non dare per scontato che sia disponibile il supporto in olandese.
Un suggerimento linguistico può rendere il testo più scorrevole e, allo stesso tempo, modificarne una sfumatura. Verifica quindi quali parole vengono eliminate o sostituite, soprattutto in caso di obblighi ed eccezioni.
Esercizi pratici per l’e-mail basata sull’intelligenza artificiale
Gli esempi riportati di seguito sono suggerimenti, non scorciatoie da tastiera. Mostrano come è possibile affrontare diversi obiettivi di scrittura utilizzando lo stesso accesso all’IA.
Rispondere a una domanda poco chiara di un cliente
“Scrivi una risposta breve e cordiale. Il cliente segnala solo che il prodotto non funziona. Chiedi il nome del prodotto, il messaggio di errore esatto e uno screenshot. Non fornire ancora una causa o una soluzione se mancano le informazioni necessarie.”
Verifica che le domande siano sufficientemente concrete. “Invia ulteriori informazioni” offre meno indicazioni rispetto a specificare quali informazioni sono necessarie.
Sintesi di una spiegazione lunga
“Accorcia questo messaggio. Mantieni tutti i passaggi, le condizioni e le eccezioni. Elimina le ripetizioni e inizia con ciò che il destinatario deve fare ora.”
Confronta il risultato con l’originale. Presta attenzione alle condizioni che nel testo originale erano distribuite su più paragrafi.
Rendere più neutro un concetto che suscita irritazione
“Riscrivi questo messaggio in modo pacato e rispettoso. Mantieni i fatti e i limiti che ti indichiamo. Evita accuse e non aggiungere compensazioni o promesse.”
Assicurati che il confine rimanga chiaro. Una formulazione cortese non deve lasciare al destinatario alcun dubbio su ciò che è possibile e ciò che non lo è.
Scrivi un promemoria
“Scrivi un promemoria cordiale per un documento mancante. Spiega perché è necessario e quale passo successivo dipende da esso. Utilizza solo la scadenza che ti fornirò.”
Verifica se il testo descrive un accordo esistente. Una scadenza stabilita autonomamente potrebbe essere interpretata come un obbligo concordato in precedenza.
Unire note separate
“Trasforma questi appunti in un unico testo coerente. Metti la risposta alla domanda principale all’inizio. Raggruppa le informazioni che appartengono allo stesso argomento. Evidenzia le contraddizioni separatamente prima di scrivere la bozza definitiva.”
Questo approccio è utile quando gli appunti provengono da momenti diversi. Un appunto più recente può sostituire un appuntamento precedente.
Concludere in modo chiaro
“Riscrivi solo l’ultimo paragrafo. Specifica chiaramente quali informazioni il destinatario deve restituire e cosa faremo in seguito. Mantieni il resto del messaggio.”
Una conclusione chiara evita inutili scambi di e-mail. Il destinatario deve capire qual è il passo successivo da compiere.
Da un'idea di intelligenza artificiale a un'e-mail utilizzabile
1. Raccogli innanzitutto le informazioni necessarie
Annota i nomi dei prodotti, gli importi, le date e gli accordi precedenti. Indica quali informazioni sono definitive e quali devono ancora essere confermate.
Quando rispondi a una richiesta, verifica anche se la domanda è stata modificata nel frattempo. Una risposta corretta alla prima e-mail potrebbe non tenere conto dell’ultima domanda.
2. Descrivi l’obiettivo in una sola frase
Desideri fornire spiegazioni, richiedere informazioni, confermare un appuntamento o rifiutare una richiesta? Scegli innanzitutto l’obiettivo principale.
Un messaggio ricco di informazioni di contesto ma privo di uno scopo chiaro richiede uno sforzo aggiuntivo da parte del destinatario. Assicurati quindi che l’introduzione sia in linea con lo scopo dell’e-mail.
3. Scegli il tono appropriato
Descrivi il tono con indicazioni concrete. «Cordiale e formale, con paragrafi brevi e senza scuse eccessive» è più chiaro rispetto al semplice «professionale».
Utilizza lo stesso tono di voce in tutto il messaggio. Verifica inoltre che la conclusione sia in linea con l’introduzione e con il rapporto con il destinatario.
4. Valuta prima il contenuto
Verifica la correttezza del testo prima di procedere alla formattazione. Controlla che venga data risposta alla domanda principale e che il passo successivo sia fattibile.
Evidenzia tutto ciò che non proviene dalle tue informazioni. Una frase formulata in modo convincente non è automaticamente un fatto verificato.
5. Verifica separatamente le promesse e le condizioni
Fai attenzione a parole come “sempre”, “immediatamente”, “al più tardi”, “garantito” e “gratuito”. Potrebbero promettere più di quanto intendano.
Controlla anche le negazioni. L’eliminazione di “non” o “solo” può cambiare completamente un’istruzione, pur mantenendo la naturalezza della frase.
6. Leggi la versione definitiva della bozza
Dopo aver ricevuto diverse proposte basate sull’intelligenza artificiale, potresti aver combinato elementi di versioni diverse. Ti invitiamo quindi a rileggere l’intero messaggio.
Presta attenzione alle frasi introduttive ripetute, ai termini variabili e alle informazioni spiegate due volte. Infine, verifica che gli allegati e i riferimenti citati siano effettivamente presenti.
Perché a volte un tasto di scelta rapida AI non funziona?
- Le diverse versioni di Outlook ( classica, nuova, Mac e web) presentano modalità di utilizzo diverse.
- Focalizzazione errata: il cursore si trova in un altro campo o finestra.
- Altra lingua: le scritte sulla barra degli strumenti e i nomi delle funzioni potrebbero variare.
- Interfaccia diversa: un manuale precedente descrive una versione precedente.
- Funzione non disponibile: le impostazioni relative all’account, all’abbonamento, alla lingua e all’organizzazione possono influire sul risultato.
Microsoft Si precisa inoltre che la funzione “Crea un concetto con Copilot” nei nuovi Outlook e Outlook sul web non supporta i messaggi in testo semplice. Se necessario, verifica che il formato del messaggio sia impostato su HTML .
In caso di dubbio, prova prima il pulsante AI visibile. In questo modo potrai verificare se la funzione è disponibile prima di esplorare la sequenza da tastiera.
Domande frequenti sui tasti di scelta rapida AI per la posta elettronica
Si tratta di cento scorciatoie da tastiera uniche per l’IA?
No. L’elenco contiene dodici voci numerate con accesso diretto, navigazione, comandi di ripristino e una combinazione storica di Gmail. Lo stesso tasto può comparire in più contesti.
Perché i normali tasti di formattazione non sono presenti nell’elenco?
Poiché il grassetto, la creazione di elenchi e l’allineamento del testo non costituiscono di per sé un comando per l’IA. Sono utili nella fase di rifinitura, ma non rientrano esclusivamente nel controllo tramite IA.
Posso utilizzare subito un concetto di IA?
Leggi prima il contenuto, i termini e le condizioni e verifica i passaggi successivi. Controlla in particolare le informazioni che sembrano essere state aggiunte dall’IA stessa.
La funzione "Taglia" ha sempre un tasto di scelta rapida dedicato?
No. Le procedure documentate utilizzano spesso un’opzione nell’interfaccia dell’IA o una nuova istruzione testuale. Un unico accesso può offrire più operazioni.
L’assistenza in olandese è uguale ovunque?
No. Verifica la funzione in questione. Un assistente in grado di riassumere in olandese non deve necessariamente supportare la stessa lingua per ogni singola funzione di scrittura o correzione.
Quale sistema operativo è meglio imparare per primo?
Impara come accedere alla funzione AI della tua versione, come navigare fino al pulsante desiderato e come mantenere o annullare un risultato. Utilizza quindi comandi mirati di cui puoi verificare il contenuto.